Boite à idées en ligne : tout ce qu’il faut savoir à propos de cet outil innovant

À l’heure où la concurrence est rude dans la plupart des secteurs de l’entrepreneuriat, les entreprises ont constamment besoin de nouvelles idées innovantes pour pouvoir se démarquer. Mais où chercher ces idées ?

Certes, les dirigeants et les hauts cadres connaissent bien l’environnement dans lequel se trouve l’entreprise. Mais ils peuvent passer à côté des meilleures idées permettant de faire évoluer rapidement la société. Et si la solution était de puiser ces précieuses idées du côté des salariés ? Ils connaissent très bien l’entreprise, ses points forts et ses failles, puisqu’ils font partie du moteur de développement de celle-ci. Ils participent quotidiennement à différentes actions pour la faire avancer.

Donner la parole aux salariés permet souvent de faire émerger des idées parfaitement adaptées à la stratégie d’évolution de la société. D’où l’utilité de la boîte à idées en ligne. Pourquoi, aujourd’hui, l’utilisation de cet outil est-elle devenue incontournable dans le secteur de l’entrepreneuriat ? Quels sont ses avantages ? Comment en intégrer au sein de son entreprise ? On y répond en détail dans cet article.

La boîte à idées en ligne remplace la boîte à idées physique

La première utilisation de la boîte à idées physique pour faire participer les citoyens remonte à très longtemps. Installés dans un espace public ou dans les locaux administratifs, ils servent principalement à recueillir les avis des usagers sur la qualité des services d’État.

Telles des urnes, on y collecte les suggestions, les plaintes et les mécontentements de personnes souhaitant conserver l’anonymat pour éviter d’éventuelles représailles. C’est, en quelque sorte, l’application d’une forme de démocratie participative proche des votes.

Dans les entreprises, les boîtes à idées physiques sont surtout utilisées comme outils de communication interne pour favoriser la cohésion entre les différents acteurs, notamment les salariés, les dirigeants et les cadres.

Chacun peut proposer une idée librement, en tout anonymat ou non. Les idées émises doivent tourner autour de l’intérêt général de l’entreprise. L’objectif est de renforcer la compétitivité et la productivité.

L’utilisation de la boîte à idées physique est, certes, constructive, mais au fil du temps, elle devient obsolète. En effet, trier les papiers contenant les idées et les traiter une par une représente un travail colossal qui décourage parfois les responsables. Sans parler des pertes éventuelles de bout de papier.

De plus, les boîtes se remplissent rapidement, car les employés peuvent inscrire des idées sur plusieurs morceaux de papier. Or, il n’est pas évident d’utiliser une seconde boîte à idées. Par conséquent, les entreprises se sont peu à peu tournées vers la boîte à idées en ligne.

L’application de ce nouveau concept à la fois pratique et innovant est nettement plus avantageuse en termes de management. L’avènement du digital n’a pas supprimé la boîte à idées, mais l’a améliorée. En général, il n’est pas difficile pour les entreprises et les startups de s’y adapter. Pour donner lieu à une bonne transition, il leur suffit de bien suivre la démarche d’innovation.

Découvrez aussi : Je suis en CDI et je veux créer mon entreprise. Ce guide vous propose plein d’idée business à mettre en place sur la création d’entreprise en tant qu’auto-entrepreneur, sans quitter son travail actuel.

Qu’est-ce que la boîte à idées en ligne ?

Fini le temps où les salariés devaient glisser de petit bout de papier dans une boîte pour s’exprimer. Grâce à la boîte à idées en ligne, il leur est dorénavant plus facile de participer à la communication d’entreprise. Ils ont plus d’assurance que les idées émises parviennent bien jusqu’aux responsables.

La boîte à idées en ligne repose sur le même principe que la boîte à idées physique, sauf que tout est digitalisé. Au lieu d’écrire sur du papier, l’émetteur des idées peut les saisir directement depuis l’interface de la boîte à idées en ligne via internet ou par le biais du réseau local de l’entreprise.

Quels sont les avantages de la boîte à idées en ligne ?

Si vous avez soif d’amélioration continue, la boîte à idées en ligne est un très bon outil de communication qui peut réellement apporter plus à votre entreprise. Voici quelques-uns des avantages de son utilisation.

Plus d’accessibilité

La boîte à idées en ligne est une application collaborative offrant davantage d’accessibilité comparée à la boîte à idées physique. Lorsqu’il le souhaite, chaque salarié de l’entreprise peut y accéder depuis chez lui, au bureau, ou partout ailleurs, du moment qu’il peut se connecter à internet.

Il peut y glisser de nouvelles idées en toute discrétion. Cet outil de partage est accessible depuis un ordinateur, un smartphone, ou une tablette.

Bien évidemment, un tri doit être effectué, car ce ne sont pas toutes idées recueillies qui sont applicables. Il est de la responsabilité des dirigeants de l’entreprise d’encourager les salariés à s’exprimer en vue de favoriser la collaboration pour permettre plus d’échanges entre les équipes.

Un traitement moins compliqué des idées

En utilisant une boîte à idées physique dans votre entreprise, vous pouvez très vite vous lasser de trier les idées une par une, de devoir les saisir sur un support informatique, et de les catégoriser. En utilisant une boîte à idées en ligne, vous n’aurez pas à saisir quoi que ce soit.

L’application associée à l’outil vous aide à trier les idées. Celle-ci peut repérer automatiquement les idées redondantes et les classer dans une catégorie que vous pouvez définir vous-même.

L’autre avantage est que les idées émanant de vos collaborateurs peuvent arriver à tout moment. Vous pouvez les traiter presque instantanément dès que vous les recevez, ce qui n’est pas le cas avec la boîte à idées physique.

En passant, vous pouvez aussi consulter notre guide sur la communication digitale. Découvrez sur ce guide : Ce que c’est une communication digitale, la raison pour laquelle il faut adopter ce plan de communication, ainsi que les différents canaux et la stratégie de communication digitale à mettre en place.

La boîte à idées en ligne est collaborative

Certains de vos employés ne vont jamais vous exposer leurs idées. En cause, ils sont timides ou bien il leur est probablement difficile d’engager des conversations avec vous, ou encore ils redoutent de ne pas être pris en compte.

C’est pourquoi la boîte à idées en ligne est un excellent outil de travail permettant d’encourager la collaboration. En l’intégrant dans votre entreprise, il vous sera plus facile d’échanger avec les équipes au sein de l’environnement de travail.

Les employés se sentent valorisés et agissent en véritable collaborateur

Le concept de la boîte à idées en ligne permet de mieux valoriser les salariés de votre entreprise. Être pris en compte renforce leur appartenance à la société. Avec cet outil, les employés en grand manque de confiance en eux peuvent s’exprimer en tout anonymat.

Plus ils sentent qu’on les écoute, plus ils gagnent en confiance, et pourront agir en véritable collaborateur. La personne qui a émis une idée retenue se sentira plus concernée. Elle sera plus enthousiaste au travail et redoublera d’efforts pour protéger son idée.

Boîte à idées en ligne : en avez-vous besoin dans votre entreprise ?

Pour savoir si votre société a réellement besoin d’utiliser une boîte à idées en ligne, observez attentivement ce qui s’y passe. Référez-vous à votre culture d’entreprise. Vos collaborateurs pourront s’adapter plus aisément à l’utilisation de cette nouvelle technologie collaborative si les nouvelles idées et les retours vous parviennent facilement.

Par contre, si la possibilité de prendre la parole n’a pas encore été totalement libérée, il convient d’accompagner la mise en place de l’outil, comme c’est le cas pour tous nouveaux modes de collaboration. Instaurez des actions d’animation et de communication sur le lieu de travail et en ligne.

En l’occurrence, vous pouvez entamer des actions pour valoriser les collaborateurs qui participent, ou leur envoyer régulièrement des mails à propos de l’outil collaboratif. Des sessions de brainstorming incluant les managers seraient les bienvenues pour mener à bien le processus d’innovation.

Ce que vous devez prévoir avant la mise en place de la boîte à idées en ligne

Avant d’intégrer la boîte à idées en ligne à votre entreprise, il convient de prévoir les éléments que voici :

• Sur la base d’instructions claires, précisez à vos collaborateurs ce qu’ils sont censés faire et parlez-leur de la manière pour le faire.
• Préciser le thème autour duquel vous souhaitez recueillir de nouvelles idées. Précisez-leur également si vous voulez recevoir des idées sur n’importe quelle thématique.
• Repérez ceux qui sont à même de vous aider dans la sélection des idées.
• Parlez à vos collaborateurs de la manière dont les idées seront sélectionnées. Il peut parfois être décourageant, voire frustrant, de proposer des idées alors qu’aucune d’elles n’a été retenue.
• Permettez à vos collaborateurs d’exposer leurs idées avec plus de détails. De cette manière, il vous sera plus facile de sélectionner les meilleurs projets concordant avec l’image de l’entreprise.
• Dans la mesure du possible, exprimez-vous avec un ton de communication plus ouvert, donnant envie à vos salariés de créer une collaboration.

Pour recueillir les avis ou suggestions de vos collaborateurs, préférez le volontariat et non l’obligation. Une quelconque pression de votre part pourrait les bloquer puisque, souvent, les meilleures idées innovantes arrivent à l’improviste, et non sous la pression.

Comment mettre en place une boîte à idées en ligne dans son entreprise ?

Le concept de la boîte à idées en ligne vous convient et vous souhaitez l’intégrer au sein de votre entreprise. Pour ce faire, vous aurez plusieurs étapes à franchir.

Avant tout, vous devez en aviser la direction générale et demander son accord. Parlez-leur clairement des principaux objectifs de ce projet commun. Ces objectifs doivent également être bien compris par tous les membres de l’entreprise. Par ailleurs, vous devez être patient, car la mise en place et l’adaptation à un tel outil demandent du temps.

L’étape la plus difficile dans le processus est la libération de la parole aux salariés. Vous devez leur faire comprendre que seules quelques idées seront retenues. L’émetteur d’une suggestion ou d’une idée non retenue ne doit pas le considérer comme une forme d’exclusion.

Au contraire, vous devez incessamment encourager la participation. Prévoyez des animations autour de la boite afin de donner envie à vos collaborateurs de sortir leurs idées.

En outre, vous devez communiquer sur la mise en place de la boîte à idées en ligne. Parlez-en sur les réseaux d’entreprise afin que votre clientèle s’aperçoive que vous écoutez vos collaborateurs et que leurs avis comptent pour vous. Bien que vos clients ne puissent pas s’exprimer sur le sujet, cela vous permet de réussir à bien rentabiliser votre business en améliorant l’image de votre startup ou votre entreprise.

Enfin, n’hésitez pas à féliciter ceux dont les idées ont été retenues. De même, il convient de récompenser tous les participants. Ce peut être purement symbolique ou bien financier selon vos possibilités.

Boite à idées citoyenne : qu’est-ce que c’est ?

La boîte à idées citoyenne repose sur le même principe que celle installée dans les entreprises. Utilisée pour favoriser la participation des habitants, elle vise à impliquer davantage ces derniers dans le processus de développement conformément au plan local d’urbanisme. Les versions physiques de ces boîtes sont installées dans les lieux publics tels qu’à la mairie, à l’entrée d’un bâtiment administratif, etc.

Chacun peut y glisser des idées et des suggestions autour de différentes thématiques telles que la vie de quartier, l’amélioration du cadre de vie, etc. De cette manière, il n’y a pas besoin d’attendre la réunion publique ou les conseils de quartier pour s’exprimer.

Bien que l’utilisation de la boîte à idées soit toujours d’actualité à l’échelle des villes et des régions, bon nombre de ces derniers emploient en parallèle la boîte à idées en ligne.

Disponible sur les sites web de certaines villes, elle est généralement présentée sous forme de formulaires avec des cases à remplir en ligne. Ceux qui souhaitent suggérer ou émettre des idées n’ont qu’à les remplir en tout anonymat.

Autre guide : Astuce pour réussir son marketing digital. Découvrez sur cet article les 8 clés de réussite à apprendre dans le domaine du marketing digital (en ne citant que l’analyse concurrentielle, l’identification de la cible, ou encore l’utilisation des réseaux sociaux). Ce guide vous offre les meilleures stratégies à adopter pour vous aider sur le marketing digital.

Pour aller encore plus loin : collecter les idées via une plateforme d’idéation collaborative

Adopter des outils comme la boîte à idées en ligne est certes très pratique, mais dans certains cas, elle peut ne pas répondre suffisamment aux besoins de collaboration de l’entreprise et ne permet pas de développer la concertation.

D’où l’intérêt de la plateforme d’idéation qui permet d’aller plus loin. Il s’agit d’une plateforme de collaboration plus efficace disponible en mode « Software as a Service » (Saas).

Accessible à tous les collaborateurs de l’entreprise, elle intègre un logiciel collaboratif de gestion qui permet à l’entreprise de bien cadrer sa démarche collaborative. Cependant, pour être pleinement efficace, cette plateforme de travail collaboratif doit pouvoir assurer la gestion des processus fondamentaux que voici :

• Recueillir les idées : permettre les votes, les suggestions et les propositions d’idées émanant de chaque utilisateur.
• Évaluation et traitement des idées : s’assurer que les idées soient transmises à la bonne personne qui pourra les approuver. La plateforme doit pouvoir lui proposer les indicateurs nécessaires à la prise de décision.

• Piloter la concrétisation des idées : la plateforme doit pouvoir suivre en temps réel l’évolution des projets collaboratifs. Et aussi de travailler en équipe sur les actions à entreprendre, contrôler les performances, etc.
• Mesurer les impacts de la réalisation des idées, en tenir compte et en aviser chaque collaborateur concerné.
• Classer les idées dans les archives : cela afin que l’on puisse les mettre à l’ordre du jour pour plus tard si nécessaire.

Toutefois, il est à noter que l’utilisation d’une plateforme d’idéation ne permet pas de tirer les avantages de la collaboration au sein de l’entreprise. Sauf que si cette dernière dispose d’une politique d’innovation parfaitement structurée et bien organisée. La plateforme d’idéation ne pourra être efficace s’il n’y a pas une gouvernance transparente qui encourage les collaborateurs à y adhérer et apporter leurs idées librement.